Workshop System · PT Satya Ragam Korporindo

Alur Kerja Bengkel

Panduan alur yang berjalan di aplikasi saat ini: dari unit masuk gerbang sampai invoice lunas, beserta pembelian sparepart, keuangan, dan jalur khusus. Setiap langkah mencantumkan siapa yang mengerjakan dan status unit di sistem.

Gambaran besar

Flowchart servis unit

Warna kotak menunjukkan peran yang mengerjakan. Belah ketupat adalah titik keputusan; garis putus-putus adalah jalur pengecualian.

Klik kotak, atau mulai telusuri
Flowchart servis unit dari check-in sampai invoice lunas YaTidak TidakYa TidakYa YaTidak TidakYa YaTidak Check-in di cabang tujuankunjungan baru tersambung Check-in kendaraanSecurity · Check Sheet IN QA awalQA · checklist armada Unit transit? Tugaskan mekanikAdmin Bengkel DiagnosisMekanik Susun quotationAdmin Bengkel · halaman quotation DisetujuiManager? Customersetuju? Terbitkan SPKAdmin Bengkel Keluarkan sparepartGudang · stok & HPP PerbaikanMekanik Kerusakantambahan? LulusQA final? Lanjut dicabang lain? Rilis unit → check-outAdmin Bengkel → Security (OUT) Buat invoice dari SPKAdmin Invoice · Draft → Terbit Kirim → bayar lunasAdmin Invoice Langsung check-outSecurity · tanpa servis Reject & RevisiManager · catatan wajib Ditolak → check-outSecurity · tanpa invoice Stok kurang?PR → PO → terima barangGudang & Pembelian Pekerjaan tambahanQA validasi → quotationtambahan → SPK tambahan ReworkMekanik ulangi perbaikan Rujuk ke cabang lainSecurity check-out cabang asaltanpa invoice di cabang asal Batalkan servisManager · QA awal s.d.menunggu customer→ Security check-out

Penawaran di portal: kurang dari Rp 5 juta cukup 1 PIC Approver; mulai Rp 5 juta perlu 2 PIC berbeda (kedua oleh Approver Final). Invoice bisa dibuat begitu QA final lulus, tidak perlu menunggu check-out. Unit rujukan kembali ke awal alur sebagai kunjungan baru di cabang tujuan; invoice di cabang tujuan menagih SPK kedua cabang sekaligus.

Gambaran besar

Flowchart pembelian & pembayaran vendor

Klik kotak, atau mulai telusuri
Flowchart requisition sampai pembayaran vendor Requisition (PR)Gudang Approval PR & POSupervisor → Manager Purchase OrderPembelian · TOP vendor Terima barangGudang Vendor billFinance · jatuh tempo dari TOP Approval vendor billManager Bayar (boleh cicil)Finance · Bukti Kas Keluar Retur barang cacat → nota debit ke vendor bill (approval Manager). Selisih stok → stock opname (approval Manager).
Bagian 1

Alur utama servis unit

Urutan normal untuk unit yang masuk bengkel. Kode di samping judul adalah status unit yang tampil di sistem dan di antrean tiap peran.

  1. Security

    Check-in kendaraan

    QA_INITIAL

    Pilih nopol dari master armada, isi driver, odometer, BBM, dan Security Check Sheet (IN). Jika nopol adalah rujukan dari cabang lain, kotak "Unit rujukan" muncul sebelum disimpan.

    Hasil: nomor kunjungan SV-PST-20261111-000123

  2. QA

    QA awal

    QA_COMPLETED

    Isi checklist QA sesuai jenis armada dan rekomendasi. Unit transit (tidak diservis) diteruskan langsung ke check-out.

  3. Admin Bengkel

    Tugaskan mekanik

    INSPECTION_ASSIGNED

    Pilih mekanik dari cabang yang sama dan beri instruksi khusus.

  4. Mekanik

    Diagnosis

    DIAGNOSIS_COMPLETED

    Catat hasil diagnosis dan kebutuhan sparepart.

  5. Admin Bengkel

    Susun quotation

    QUOTATION_APPROVAL

    Di halaman quotation (bukan modal): pilih jasa & sparepart dari katalog. Harga sparepart terkunci dari harga jual master; diskon kategori/product terhitung otomatis; PPN 11%.

  6. Manager

    Approval quotation

    QUOTATION_SENT

    Menu Approval: Setujui & kirim ke customer atau Reject & Revisi (catatan wajib, quotation kembali ke Admin Bengkel).

  7. Customer / Admin Bengkel

    Keputusan customer

    CUSTOMER_APPROVED

    Customer dengan Portal memutuskan sendiri di portal. Customer tanpa portal: Admin Bengkel mencatat keputusan beserta nama PIC.

    Portal: penawaran di bawah Rp 5.000.000 cukup 1 otorisasi PIC Approver. Mulai Rp 5.000.000 (termasuk PPN) butuh 2 otorisasi oleh 2 PIC berbeda; otorisasi kedua oleh PIC Approver Final.
  8. Admin Bengkel

    Terbitkan SPK

    WAITING_PART

    SPK terhubung ke quotation yang disetujui. Kebutuhan sparepart masuk ke Gudang.

    Hasil: SPK-PST-20261111-00004

  9. Gudang

    Keluarkan sparepart

    READY_REPAIR

    Sparepart keluar ke SPK, stok berkurang dan HPP tercatat otomatis. Jika stok kurang, Gudang membuat requisition ke Pembelian.

  10. Mekanik

    Perbaikan

    IN_REPAIR

    Mulai dan selesaikan pekerjaan.

    Ada kerusakan tambahan: QA validasi → Admin Bengkel buat quotation tambahan → Manager → customer → SPK tambahan. Satu kunjungan bisa punya beberapa SPK.
  11. QA

    QA final

    QA_PASSED

    Lulus: lanjut ke rilis. Tidak lulus: kembali ke mekanik (REWORK_REQUIRED).

  12. Admin Bengkel

    Rilis unit atau rujuk

    HANDOVER_READY

    Rilis unit ke customer, atau Rujuk ke cabang lain bila sebagian pekerjaan dilanjutkan di cabang lain (REFERRED).

  13. Security

    Check-out kendaraan

    CLOSED

    Isi Security Check Sheet (OUT), driver pengambil, odometer, BBM. Unit keluar gerbang.

  14. Admin Invoice

    Invoice

    Draft → Terbit → Lunas

    Bisa dibuat begitu SPK lolos QA final (tidak harus menunggu check-out). Pilih SPK yang ditagih, cek draft, terbitkan, kirim ke customer, catat pembayaran lunas.

Bagian 2

Siklus quotation

Quotation yang salah tidak dihapus; selalu ada jejak revisi dan approval ulang.

Masih menunggu Manager

Admin Bengkel

  • Tombol Ubah quotation membuka halaman quotation berisi item lama.
  • Nomor tetap sama dan tetap menunggu approval.

Dikembalikan Manager

Manager → Admin Bengkel

  • Manager menekan Reject & Revisi dengan catatan.
  • Admin Bengkel menekan Buat revisi quotation; item terisi dari quotation lama.
  • Revisi diajukan ulang ke Manager.

Sudah dikirim, ternyata salah

Admin Bengkel

  • Tombol Batalkan & buat revisi, alasan wajib.
  • Quotation lama berstatus Dibatalkan dan hilang dari portal.
  • Revisi baru wajib approval Manager lagi.
  • Tidak berlaku bila customer sudah menyetujui.
Bagian 3

Jalur khusus

Customer menolak penawaran

Customer → Security

  1. Status CUSTOMER_REJECTED.
  2. Unit langsung masuk antrean check-out Security.
  3. Tidak ada invoice perbaikan.

Batal servis sebelum penawaran disetujui

Manager (hak akses khusus) → Security

  1. Detail Service Visit → tombol Batalkan Servis, alasan wajib.
  2. Berlaku dari QA awal sampai menunggu keputusan customer.
  3. Quotation yang belum diputuskan ikut dibatalkan.
  4. Status SERVICE_CANCELLED, unit diperiksa & check-out Security.

Rujukan antar cabang

Admin Bengkel asal → Security asal → Security tujuan → Admin Invoice tujuan

  1. Setelah QA final di cabang asal: Rujuk ke cabang lain (cabang tujuan + pekerjaan lanjutan).
  2. Security asal check-out; kunjungan asal tidak ditagih di cabang asal.
  3. Security tujuan check-in; kunjungan otomatis tersambung.
  4. Cabang tujuan menagih SPK kedua cabang dalam satu invoice.

Transit

Security → QA → Security

  1. Unit hanya singgah, tidak diservis.
  2. Setelah QA awal, langsung ke check-out.

Storing (perbaikan di lokasi)

Admin Bengkel → Manager → Mekanik

  1. Request storing disetujui Manager.
  2. Mekanik ke lokasi; alur quotation & SPK tetap berlaku.
  3. Tidak melewati Security; selesai lalu masuk antrean invoice.

Penjualan sparepart (tanpa servis)

Admin Invoice / Penjualan

  1. Pilih customer (atau pembeli umum) dan sparepart.
  2. Stok langsung terpotong dan invoice terbit.
  3. Pembeli umum dianggap tunai.
Bagian 4

Pembelian & gudang

TahapSiapaYang terjadi di sistem
Requisition (PR)GudangPermintaan barang dari SPK atau restock. Approval Supervisor lalu Manager.
Purchase OrderPembelianPO ke vendor, menyimpan TOP vendor. Approval Supervisor lalu Manager.
Penerimaan barangGudangStok bertambah, harga beli tertinggi & rata-rata diperbarui, jurnal persediaan otomatis.
Retur ke vendorGudang / PembelianBarang cacat dikembalikan; approval Manager; nota debit ke vendor bill.
Stock opnameGudangHitung fisik vs sistem; selisih disetujui Manager lalu stok disesuaikan.
Bagian 5

Invoice & keuangan

Invoice customer

Admin Invoice

  1. Keuangan → Invoice → Antrean Invoice → pilih kunjungan → Buat Invoice, centang SPK.
  2. Draft: atur TOP, catatan, diskon tambahan per baris.
  3. Simpan & Terbitkan: nomor resmi INV-PST-…, jatuh tempo = tanggal + TOP, jurnal piutang.
  4. Kirim ke customer lalu Catat pembayaran (harus lunas, tidak bisa sebagian).
  5. Koreksi setelah terbit lewat Nota Kredit (approval Manager).

Vendor bill & pembayaran

Finance → Manager

  1. Finance membuat vendor bill dari PO yang sudah diterima; jatuh tempo dari TOP vendor.
  2. Ajukan Approval → Manager Setujui / Tolak.
  3. Finance Catat Pembayaran (boleh bertahap/cicilan).
  4. Setiap pembayaran bisa dicetak Bukti Kas Keluar.

Akuntansi

Accounting

  • Jurnal otomatis dari invoice, pembayaran, penerimaan, vendor bill, retur, opname.
  • Faktur pajak keluaran (format Coretax).
  • Laporan: buku besar, neraca saldo, umur piutang/hutang, dashboard manajemen.
Bagian 6

Tugas per peran

Menu yang tampil mengikuti hak akses masing-masing pengguna. Halaman detail hanya menampilkan informasi sesuai lingkup peran.

PeranMenu utamaTugas
SecuritySecurity GateCheck-in & check-out unit dengan Security Check Sheet. Detail Security hanya berisi data gerbang.
QAQuality AssuranceQA awal, validasi kerusakan tambahan, QA final.
Admin BengkelAdmin BengkelTugaskan mekanik, quotation, catat keputusan customer, SPK, rilis unit, rujuk cabang.
MekanikMekanikDiagnosis, perbaikan, laporkan kerusakan tambahan.
GudangGudangKeluarkan sparepart, requisition, penerimaan barang, retur, stock opname.
PembelianPembelianPurchase order ke vendor, master vendor.
ManagerApprovalApproval quotation, PR/PO, vendor bill, nota kredit/debit, retur, opname, storing; batalkan servis.
Admin InvoiceKeuangan → InvoiceBuat, terbitkan, kirim invoice; catat pembayaran; penjualan sparepart.
FinanceKeuangan → Vendor BillVendor bill, pembayaran vendor, Bukti Kas Keluar.
AccountingAkuntansiCOA, mapping akun, kas & bank, faktur pajak, laporan.
PIC CustomerPortal CustomerLihat unit & invoice, setujui/tolak penawaran (Approver / Approver Final).
Super AdminMaster & AdminUser, role, master data, TOP, Pengaturan Invoice (rekening & logo faktur).
Bagian 7

Matriks approval

DokumenDiajukan olehDisetujui olehJika ditolak
QuotationAdmin BengkelManager, lalu customerReject & Revisi → revisi diajukan ulang
Penawaran di portalSistem (setelah Manager)1 PIC (< Rp 5 jt) atau 2 PIC (≥ Rp 5 jt)Unit ke check-out
Requisition & POGudang / PembelianSupervisor → ManagerKembali ke pengaju
Vendor billFinanceManagerKembali ke Finance untuk revisi
Nota kredit / debitAdmin Invoice / FinanceManagerTidak berlaku
Retur, opname, storingGudang / Admin BengkelManagerTidak diproses
Bagian 8

Aturan penting

TOP

Termin pembayaran dipilih dari Master TOP (7, 14, 30, 45 hari, bisa ditambah). Customer untuk invoice, vendor untuk vendor bill.

Lunas

Invoice customer wajib dibayar lunas sekaligus. Vendor bill boleh dibayar bertahap.

PPN

Harga master belum termasuk PPN; PPN 11% dihitung dari subtotal setelah diskon.

Nomor

Format dokumen: JENIS-CABANG-TANGGAL-URUT, misalnya INV-PST-20261111-00007.

SPK

Setiap SPK hanya bisa ditagih sekali; SPK yang belum dicentang tetap di antrean invoice.

Rekening

Rekening di faktur dipilih Super Admin di Pengaturan Invoice; datanya dari Akuntansi → Kas & Bank.